COUPA FAQs
Questions générales
Q: Qu'est-ce que Coupa ?
Une solution de commerce électronique basée sur le cloud de pointe qui connecte les acheteurs à leurs fournisseurs. Coupa sera utilisé pour envoyer des bons de commande et pour recevoir des factures par voie électronique.
Q: Pourquoi Kantar met-il en œuvre Coupa ?
Kantar met en œuvre la solution Coupa pour mieux façonner l'expérience des utilisateurs finaux et des fournisseurs. Ce changement nous permettra de collaborer avec nos fournisseurs de manière plus rapide, plus efficace et avec encore plus de clarté.
Q: Comment Coupa aura-t-il un impact sur la façon dont Kantar travaille avec les fournisseurs ?
Pour tirer pleinement parti de la plate-forme et permettre aux transactions électroniques de circuler vers et depuis les fournisseurs, certains fournisseurs seront activés dans Coupa à temps pour la mise en service. Le portail fournisseurs Coupa est un outil gratuit que nos fournisseurs peuvent utiliser et faire facilement des affaires avec Kantar.
Q: Comment puis-je me tenir au courant des échéances du projet ?
Les dernières nouvelles et mises à jour sur le projet seront fournies via les futures lettres d'information et le site Web de nos fournisseurs
Q: Puis-je continuer à faire des transactions comme je le fais aujourd'hui après la mise en service de Coupa ?
(par ex. via un canal existant) ? Coupa sera le seul moyen de faire des transactions avec Kantar.
Q: Les fournisseurs sont-ils tenus de s'inscrire auprès de Coupa ?
Oui. En vous inscrivant à la transaction avec nous via Coupa, vous renforcez votre relation avec nous et bénéficiez de la transparence des processus de transaction et d'une interaction transparente et, dans certains cas, automatisée avec nous, améliorant ainsi l'efficacité de vos opérations.
Q: J'ai terminé l'enquête sur la mise en œuvre de Coupa. Et ensuite ?
Merci d'avoir répondu à l'enquête. Les informations que vous avez fournies seront utilisées pour que votre entreprise soit correctement configurée pour effectuer des transactions avec Kantar dans notre nouvelle plate-forme Coupa. Vos contacts désignés recevront des communications sur le programme, des invitations à des webinaires de questions-Réponses et des informations détaillées sur les sessions de formation plus proches de la mise en œuvre de Coupa.
Questions sur le portail fournisseur Coupa (CSP)
Q : Qu'est-ce que le portail fournisseur Coupa (CSP) ?
Un portail qui permet aux fournisseurs de recevoir des bons de commande et de créer des factures par voie électronique.
Q: Quels sont les principaux avantages de rejoindre le CSP ?
Les principaux avantages incluent :
- recevoir des bons de commande et créer des factures et des notes de crédit électroniquement
- système gratuit basé sur le cloud. Aucune installation de matériel ou de logiciel n'est requise
- visibilité accrue – voir l'état des transactions, l'état des paiements et les documents connexes à un seul endroit en temps réel
- améliorer l'efficacité des processus et réduire la paperasserie – plus besoin d'imprimer, Factures par courrier ou par fax
- processus standard = autorisations plus rapides
- mettre à jour les profils et les coordonnées
Q : aurons-nous besoin de logiciels supplémentaires pour utiliser le CSP ?
Aucun logiciel supplémentaire n'est requis. Coupa est une technologie basée sur le cloud. Il vous suffit d'un compte de messagerie actif et d'un navigateur Web pour accéder au portail et effectuer des transactions avec Kantar.
Q: Combien coûte la transaction avec Kantar via le CSP ?
Les fournisseurs n'ont aucun coût à payer pour utiliser le SAN et le CSP, mais les options cXML peuvent avoir un coût initial de configuration ou d'intégration.
Q: Comment puis-je m'inscrire au CSP ?
Notre équipe d'aide aux fournisseurs vous enverra une invitation à rejoindre le CSP et nous nous associerons avec vous pour assurer une transition en douceur vers Coupa.
Q: Combien de temps faut-il pour s'inscrire au CSP ?
Le processus d'inscription prend moins de 15 minutes à la réception de l'e-mail d'invitation.
Q: Dois-je configurer un compte CSP, ou cela sera-t-il fait pour moi ?
Kantar ne peut pas configurer le compte CSP en votre nom, mais le processus d'enregistrement prend moins de 15 minutes. Nous vous fournissons du matériel de formation avant le lancement, qui vous guidera tout au long du processus. Vous recevrez ensuite un e-mail d'invitation à rejoindre le CSP et une fois connecté avec nous, vous verrez Kantar Coupa comme le « dernier client » sur votre page d'accueil.
Q: La plate-forme de facturation permet-elle aux fournisseurs qui ne sont pas inscrits à la TVA ?
Oui, les fournisseurs sans numéro de TVA pourront effectuer des transactions via le portail fournisseurs Coupa
Q: Les e-mails de bons de commande peuvent-ils être envoyés à différents services de notre organisation ?
Malheureusement, le fournisseur de services contractuels ne peut pas prendre en charge la répartition des points de vente et des factures par service. Toutefois, le fournisseur de services contractuels permet à plusieurs personnes d'une organisation d'être ajoutées et d'accéder à des données différentes. Nous vous recommandons de définir un processus en interne pour filtrer les notifications par service et configurer l'accès dans le CSP, le cas échéant.
Q: Puis-je configurer d'autres utilisateurs de ma société dans Coupa, et quelles fonctionnalités auront-ils ?
Lorsque votre profil fournisseur est créé pour la première fois dans Kantar Coupa, nous attribuons un contact principal en fonction des réponses de votre enquête. Il s'agit de la personne qui reçoit l'invitation à s'inscrire au CSP. Le contact principal peut mettre à jour votre profil fournisseur dans Coupa et inviter d'autres utilisateurs de votre organisation et attribuer des autorisations pour qu'ils puissent afficher et exécuter certaines tâches, telles que l'affichage et la gestion des commandes, la création et l'envoi de factures et l'affichage des paiements.
Q: Pouvons-nous avoir 2 détails de compte bancaire différents saisis dans Coupa de différents pays, et y a-t-il un effet sur la devise?
Les fournisseurs peuvent configurer plusieurs comptes bancaires, avec des adresses de remise basées dans différents pays via le CSP.
Questions relatives aux factures
Q: Pouvons-nous soumettre plusieurs factures de biens et de services sur un bon de commande ?
Oui, vous pouvez. Lorsque la commande d'achat est créée, elle peut être configurée avec plusieurs articles ou autoriser plusieurs factures par quantité ou valeur pouvant être facturées par étapes. Par exemple, un bon de commande peut être émis pour des services sur une période de 6 mois et facturé chaque mois. De même, un bon de commande pourrait être généré pour une quantité et partiellement facturé à mesure que les marchandises sont livrées par le fournisseur.
Q: Comment pouvons-nous facturer un bon de commande « global » dans Coupa ?
Le processus type est une facture pour chaque bon de commande. Cependant, si vous avez convenu d'une approche consistant à émettre un bon de commande global avec votre contact commercial, le bon de commande peut être émis dans Coupa et vous pourrez émettre plusieurs factures. Le bon de commande peut couvrir toute durée fixe convenue avec votre contact commercial, par exemple une fois par mois, par trimestre ou pour une durée déterminée, et le bon de commande restera ouvert jusqu'à la facturation complète, ou le bon de commande sera fermé par l'entreprise, une fois le travail terminé.
Q: Comment faire pour générer des factures dans Coupa ?
Vous devez d'abord générer les informations de facture dans votre système interne, puis utiliser ces informations pour créer les factures dans Coupa en utilisant la méthode que vous avez choisie, soit SAN, CSP ou cXML (pour les fournisseurs à volume élevé). La plupart des champs obligatoires sont renseignés automatiquement et vous n'avez qu'à remplir les champs supplémentaires en fonction des informations de facture générées dans votre système interne, telles que le numéro de facture, les informations de TVA et les frais d'expédition si elles ne sont pas déjà incluses.
Q: Comment cela change-t-il mon processus de commande et de paiement existant ?
Une fois le portail Coupa S2P entièrement déployé, ce sera le seul moyen pour vous de recevoir des commandes et de traiter les paiements de factures avec Kantar. Veillez donc à remplir l'enquête auprès des fournisseurs pour nous assurer que nous avons vos coordonnées et vos coordonnées de facturation correctes sur notre système.
Q: Ai-je besoin d'être à nouveau configuré comme fournisseur de Kantar ?
Kantar applique un solide processus d'évaluation des risques à tous les fournisseurs nouveaux et existants, par l'intermédiaire de Coupa. Cela nous permet de respecter nos principes de gouvernance d'entreprise et d'assurer la cohérence et la transparence de nos fournisseurs partenaires. Vous n'avez pas besoin de demander la création d'un nouveau fournisseur, mais nous pouvons recevoir une demande d'évaluation des risques fournisseur Kantar, couvrant des aspects tels que la sécurité technologique, la protection des données, les références de diversité des fournisseurs et d'autres domaines clés. Veuillez répondre rapidement afin que nous puissions tenir vos identifiants à jour en tant que partenaire d'approvisionnement Kantar assuré.