Preguntas más frecuentes (FAQs)

Preguntas del seminario web

P: ¿CUPA cubrirá todas nuestras transacciones con diferentes entidades de Kantar? Es decir, los proyectos encargados directamente de Say Kantar UK, Kantar Germany o Kantar Greece serán tratados a través de Coupa? ¿O mantendrán estas entidades los procesos existentes que tienen en marcha?
Coupa solo cubrirá sus transacciones con nuestras entidades del Reino Unido, IRLANDA, CANADÁ y Estados Unidos. Para cualquier región fuera de estos mercados, debe continuar realizando transacciones como lo hace actualmente.

Q: ¿Cómo podemos mostrar cantidades de factura desviadas? La suma de pedidos a menudo no se corresponde con los costes reales.
Utilizamos la confrontación de 3 vías (PO - Recepción - Factura) para la aprobación automática de facturas en Coupa. Si el importe de la factura es superior al importe de la orden de compra, la factura estará retenida para su revisión y aprobación manual en Coupa.

P: Actualmente se les pide a algunos proveedores que completen los estados de Excel mensuales confirmando los proyectos abiertos y las cantidades adeudadas. ¿Estos correos electrónicos serán interrumpidos una vez que este sistema entre en funcionamiento?
Las facturas deben generarse en función del pedido recibido. Esto debería reducir la necesidad de documento de respaldo, sin embargo, si tiene inquietudes al respecto, comuníquese con su gerente de cuenta de Kantar para comprender completamente el nuevo proceso que se le aplica.

P: Hemos pasado por el proceso de adquisición muchas veces, cada vez que ha sido un proceso que consume mucho tiempo, pero nunca ha llevado a una mayor cantidad de negocios. ¿Qué podemos hacer para aumentarlo?
Debes ponerte en contacto con el propietario de tu relación específica en Kantar para discutir esto, ellos deberían poder guiarte sobre qué pasos puedes contar.
P: ¿Esto se aplicará a las empresas Kantar que tratamos en el Reino Unido?
El Reino Unido (junto con los EE.UU., Canadá e Irlanda) es parte del programa Coupa S2P, por lo que esperamos que utilice Coupa cuando realice transacciones con empresas Kantar en el Reino Unido. Si realiza transacciones con cualquier región fuera de estos 4, debe continuar siguiendo su proceso actual.

P: ¿Este nuevo proceso significará que todas las solicitudes de puja pasarán por Coupa o el sistema solo para enviar facturas?
Es posible que todas las solicitudes de oferta no pasen por Kantar todavía, pero todas las facturas a las regiones del ámbito (Reino Unido, IRE, CA, EE. UU.) deben pasar por Coupa.

P: ¿Estará disponible la grabación del webinar?
La grabación se colocará en nuestro sitio web del proveedor y se compartirá con usted. Por favor, busque el correo electrónico de seguimiento del equipo de habilitación de proveedores de Kantar.

P: ¿Este nuevo proceso incluye a sus vendedores extranjeros?
Sí, este proceso incluye vendedores extranjeros que realizan transacciones con empresas Kantar en el Reino Unido, Irlanda, Estados Unidos y CANADÁ.

P: ¿Cuándo recibirán los proveedores la invitación para unirse al portal de proveedores de Coupa (CSP)?
Los proveedores recibirán Coupa Supplier Portal Unirse a Invite 2-3 semanas antes de que Coupa entre en vigor. Por favor, mire hacia fuera para las futuras comunicaciones de nuestra parte en este sentido. Antes de eso, tendrás que unirte a nuestro segundo webinar a finales de junio para aprender más sobre las fechas de corte.
 
P: ¿Coupa disminuirá el tiempo para aprobar PO's?
Sí, se han definido cadenas de aprobación automáticas y las características que permiten que las relaciones públicas se aprueben en nombre de los colegas de OOO significa que habrá un retraso limitado. También hay recordatorios incorporados en el sistema.

P: ¿Las facturas estarán en el idioma local?
Pueden estar en idiomas locales para las regiones del ámbito. Si este no es el caso para usted, puede adjuntar la factura generada en sus sistemas en los idiomas locales a la factura Coupa.

P: Algunos proveedores pueden estar trabajando centralmente para facturar a Kantar a nivel mundial. ¿Se puede ajustar el impuesto para reflejar la región que se está facturando frente a la región en la que se encuentra la factura?
Sí, las opciones de impuestos se establecerán por defecto en función de la región en la que esté configurada la entidad legal. Si factura desde dos regiones con reglas fiscales diferentes, puede crear varias entidades legales que tendrán su propio diseño fiscal.

P: Algunos sistemas financieros de proveedores necesitan conocer la entidad que va a emitir el pedido cuando se configura el proyecto, es decir, antes de que se reciba el pedido. ¿Qué ocurre si la entidad de orden de compra es diferente a la comunicada durante la sesión informativa del proyecto?
Si la información del pedido es incorrecta, puede utilizar la sección de comentarios del pedido para enviar un mensaje al usuario de Kantar y pedirle que corrija el pedido y lo vuelva a enviar. Si hay un requisito especial en términos de necesidad de alguna información antes de que se plantee el PO, esto debe discutirse y acordarse con el propietario de su relación en Kantar.


P: Actualmente se ha solicitado a los proveedores un solo nombre de contacto. Más de un área de la empresa requerirá acceso para diferentes tareas, por ejemplo, acuse de recibo de un pedido y facturación son trabajos separados. ¿Será posible obtener múltiples roles de contacto para nuestra empresa?
Sí, podrás invitar a otros usuarios a tu cuenta del Portal de proveedores de Coupa y gestionar sus permisos y accesos. Proporcionaremos capacitación sobre cómo administrar su cuenta CSP. Por favor, esté atento a las futuras comunicaciones sobre capacitaciones.

P: ¿Cuándo debe el proveedor cargar la factura en el proceso, ya que solo hay un cargador de archivos adjuntos? No es necesario cargar su factura, la factura Coupa actúa como la factura legal. Puede facturar varias veces contra un único pedido mediante el mismo botón si desea facturar parcialmente.

P: ¿El proveedor tiene que configurar varias empresas Kantar en el sistema para que coincidan las direcciones y los nombres de Kantar con el PO?
No La orden de compra tendrá estos detalles, cuando haga clic en 'Crear factura', estos detalles se asignan automáticamente a su factura. De esta forma, está facturando a la entidad correcta de la que proviene el pedido.

P: ¿Qué sucede cuando el importe de la orden de compra no coincide con el que aparece en la factura final del proveedor?
Si el importe de la factura supera el importe del pedido, la factura estará retenida para su revisión y aprobación manual en Coupa.

P: ¿Será Coupa solo para proveedores que trabajan con Kantar UK, Irlanda, EE.UU. Y puede y no para Kantar en el resto del mundo, España, por ejemplo?
Incorrecto. El proveedor puede ser global, sin embargo, el traslado al Portal de Proveedores de Coupa para la facturación solo se realizará para las entidades de Kantar en el Reino Unido, EE.UU., CA e IRE, por lo que un proveedor de España debe utilizar el CSP para facturar a una entidad de Kantar que pertenezca a las 4 regiones mencionadas.
 
P: Algunos proveedores emiten facturas trimestralmente. Los volúmenes de cada elemento de línea cambiarán para cada factura en función de los cálculos de consumo. ¿Creará Kantar el pedido en función de los volúmenes que proporcionamos antes de que se emita la factura? ¿Cómo se maneja este proceso?
Si el importe de la factura es superior al importe del pedido, la factura se retendrá para que se apruebe manualmente. Lo mejor es aclarar y acordar el proceso con el propietario de su relación en Kantar, ya que algunos pueden ser pedidos generales y, por lo tanto, pueden facturarse en una cantidad variable contra el mismo pedido.

P: ¿El proveedor tiene que facturar contra los diferentes nombres legales de Kantar o Coupa ahora elevará POS para todas estas entidades legales?
La orden de compra tendrá los detalles de la entidad de la que proviene la orden de compra, cuando haga clic en 'Crear factura', estos detalles se asignan automáticamente a su factura sin tener que seleccionar manualmente el nombre legal correcto para facturar.

Preguntas generales

P: ¿Qué es Coupa?
Una solución líder de comercio electrónico basada en la nube que conecta a los compradores con sus proveedores. Coupa se utilizará para enviar órdenes de compra y recibir facturas electrónicamente.

P: ¿Por qué Kantar está implementando Coupa?
Kantar está implementando la solución Coupa para dar mejor forma a la experiencia de los usuarios finales y proveedores. Este cambio nos permitirá trabajar con nuestros proveedores de una manera más rápida, eficiente y con aún mayor claridad.

P: ¿Cómo afectará Coupa la forma en que Kantar trabaja con los proveedores?
Para aprovechar al máximo la plataforma y permitir que las transacciones electrónicas fluyan hacia y desde proveedores, los proveedores seleccionados se habilitarán en Coupa a tiempo para su puesta en marcha. El portal de proveedores de Coupa es una herramienta gratuita para que nuestros proveedores utilicen y hagan negocios fácilmente con Kantar.

P: ¿Cuándo se lanzará Coupa en Kantar?
Planeamos lanzar Coupa en Q3 2022.

P: ¿Cómo puedo mantenerme al día sobre los plazos del proyecto?
Las últimas noticias y actualizaciones sobre el proyecto se proporcionarán a través de boletines futuros y el sitio web de nuestro proveedor

P: ¿Puedo continuar realizando transacciones como lo hago hoy después de que el Coupa se ponga en marcha? (por ejemplo, a través del canal existente)? Coupa será la única forma de realizar transacciones con Kantar.
P: ¿Se requiere que los proveedores se registren con Coupa?
Sí. Al registrarse para realizar transacciones con nosotros a través de Coupa, fortalece su relación con nosotros y se beneficia de la transparencia en los procesos de transacción y una interacción fluida y, en algunos casos, automatizada con nosotros, mejorando así la eficiencia en sus operaciones.

P: Ofrezco servicios en lugar de materiales a Kantar. ¿Todavía necesito completar la encuesta?
Sí, complete la encuesta de la forma habitual, ya que aún necesitaremos que envíe facturas basadas en el servicio utilizando Coupa.

P: ¿Todas las entidades legales de Kantar van a vivir con Coupa?
No, hay algunas excepciones, por ejemplo, Kantar Health. Esto se comunicará en el futuro.
 
P: ¿Dónde pueden ir los proveedores para recibir capacitación y soporte en Coupa?
Se le informará acerca de las fechas de formación y de las sesiones de preguntas y Respuestas más próximas a la implementación de Coupa. Mientras tanto, consulte nuestro sitio web del proveedor para cualquier evento próximo.

P: ¿Cómo puedo hacer una corrección a los detalles proporcionados o plantear cualquier pregunta que tenga?
Si necesita cambiar la información después de completar la encuesta, envíe un correo electrónico a nuestro equipo de capacitación de proveedores a coupasupplierenablement@kantar.com

P: He completado la encuesta de implementación de Coupa. ¿Qué sigue?
Gracias por completar la encuesta. La información que usted proporcionó se utilizará para configurar su empresa correctamente para realizar transacciones con Kantar en nuestra nueva plataforma Coupa. Sus contactos designados recibirán comunicaciones del programa, invitaciones a seminarios web de preguntas y Respuestas y detalles de las sesiones de formación más cercanas a la implementación de Coupa.

Preguntas del portal de proveedores de Coupa (CSP)

P: ¿Qué es el Coupa Supplier Portal (CSP)?
Un portal que permite a los proveedores recibir órdenes de compra y crear facturas electrónicamente.

P: ¿Cuáles son los principales beneficios de unirse al CSP?
Las ventajas clave incluyen:
• Reciba órdenes de compra y cree facturas y notas de crédito electrónicamente
• Sistema gratuito basado en la nube. No se requiere instalación de hardware o software
• Mayor visibilidad: Vea el estado de las transacciones, el estado del pago y los documentos relacionados en un solo lugar en tiempo real
• Mejore la eficiencia de los procesos y reduzca el papeleo: Ya no es necesario imprimir, enviar por correo o enviar facturas por fax
• Proceso estándar = Autorizaciones más rápidas
• Actualizar perfiles e información de contacto

P: ¿Necesitaremos software adicional para usar el CSP?
No se requiere software adicional. Coupa es una tecnología basada en la nube. Todo lo que necesita es una cuenta de correo electrónico activa y un navegador web para acceder al portal y realizar transacciones con Kantar.

P: ¿Cuánto cuesta realizar transacciones con Kantar a través del CSP?
Los proveedores no tienen ningún coste para utilizar SAN y CSP, sin embargo, las opciones de cXML pueden tener un coste inicial de configuración o integración.

P: ¿Cómo me registro para el CSP?
Nuestro equipo de habilitación de proveedores le enviará una invitación más cerca de Go-live para unirse al CSP y nos asociaremos con usted para garantizar una transición sin problemas a Coupa.

P: ¿Cuánto tiempo se tarda en registrarse para el CSP?
El proceso de registro tarda menos de 15 minutos en recibir el correo electrónico de invitación. Los proveedores pueden esperar recibir un correo electrónico de invitación de Kantar en Q3 2022.

P: Ya tengo una cuenta CSP. ¿Qué debo hacer para habilitar Kantar?
Todavía necesitamos que complete la encuesta para que podamos configurar su empresa correctamente en nuestra plataforma Coupa. Una vez configurado, podrá vincular fácilmente Kantar a su cuenta CSP.
 
Q: Ya tenemos un perfil en Coupa que utilizamos para pedidos del Reino Unido. ¿Necesitamos tener un perfil separado para emitir facturas para la República de Irlanda (moneda e impuestos)?
Puede tener varias entidades legales bajo una cuenta CSP y puede configurar una entidad legal irlandesa independiente para facturar a Kantar. Al crear facturas, se crearían mediante el diseño de factura de Irlanda .

P: ¿Necesito configurar una cuenta CSP, o esto se hará por mí?
Kantar no puede configurar la cuenta CSP en su nombre, pero el proceso de registro toma menos de 15 minutos. Le proporcionaremos materiales de formación antes del lanzamiento, que le guiarán a través del proceso. A continuación, recibirá una invitación por correo electrónico para unirse al CSP y, una vez conectado con nosotros, verá a Kantar Coupa como el 'último cliente' en su página de inicio.

P: ¿La plataforma de facturación permite a los proveedores que no están registrados con IVA?
Sí, los proveedores sin número de registro de IVA podrán realizar transacciones a través del portal de proveedores de Coupa

P: ¿Se pueden enviar correos electrónicos PO a diferentes departamentos de nuestra organización?
Desafortunadamente, el CSP no puede soportar la división departamental de POS y Facturas, sin embargo, el CSP permite que múltiples individuos en una organización sean agregados y accedan a diferentes datos. Le recomendamos que defina un proceso internamente para filtrar las notificaciones por departamento y configurar el acceso en el CSP según corresponda.

P: ¿Puedo configurar otros usuarios de mi empresa en Coupa y qué funcionalidad tendrán?
Cuando su perfil de proveedor se crea por primera vez en Kantar Coupa, asignamos un contacto principal basado en las respuestas de su encuesta y esta será la persona que reciba la invitación para registrarse en el CSP. El contacto principal puede actualizar su perfil de proveedor en Coupa y puede invitar a otros usuarios de su organización y asignar permisos para que puedan ver y realizar ciertas tareas, como ver y administrar pedidos, crear y enviar facturas y ver pagos.

P: ¿Podemos tener 2 detalles de cuenta bancaria diferentes ingresados en Coupa de diferentes países, y hay algún efecto en la moneda?
Los proveedores pueden configurar varias cuentas bancarias, con direcciones de envío basadas en diferentes países a través del CSP.

Preguntas sobre la factura:

P: ¿Podemos presentar múltiples facturas de bienes y servicios en una orden de compra?
Sí, puedes. Cuando se crea el pedido de compra, se puede configurar con varios elementos de línea o permitir varias facturas por cantidad o valor que se pueden facturar en etapas. Por ejemplo, una orden de compra se puede generar por servicios durante un período de 6 meses y facturar cada mes. Del mismo modo, una orden de compra se puede generar por una cantidad y facturar parcialmente a medida que el proveedor entrega las mercancías.

Q: ¿Cómo podemos facturar contra una orden de compra 'manta' en Coupa?
El proceso típico es una factura por cada orden de compra, sin embargo, si ha acordado un enfoque de emitir una orden de compra abierta con su contacto comercial, el pedido se puede generar en Coupa y podrá emitir varias facturas contra él. El PO puede cubrir cualquier duración fija acordada con su contacto comercial, como mensual, trimestral o por un tiempo especificado, y el PO permanecerá abierto hasta que se facture por completo, o el PO sea cerrado por el negocio, cuando el trabajo esté completo.

P: ¿Cómo elevamos las facturas en Coupa?
 
Inicialmente, generaría la información de la factura en su sistema interno y, a continuación, utilizaría esa información para crear las facturas en Coupa utilizando el método elegido de SAN, CSP o cXML (para proveedores de gran volumen). Muchos de los campos obligatorios se rellenan automáticamente y solo es necesario rellenar los campos adicionales en función de la información de factura generada en el sistema interno, como el número de factura, la información de IVA y los gastos de envío, si aún no están incluidos.


P: ¿Cómo cambia esto mi proceso de pedido y pago existente?
Una vez que el portal Coupa S2P se haya implementado completamente, será la única forma de recibir pedidos y procesar pagos de facturas con Kantar, así que asegúrese de completar la encuesta de proveedores para asegurarse de que tenemos sus datos de contacto y facturación correctos en nuestro sistema.

P: ¿Necesito configurarme de nuevo como proveedor de Kantar?
Kantar aplica un sólido proceso de evaluación de riesgos para todos los proveedores nuevos y existentes, a través de Coupa. Esto garantiza que operemos de acuerdo con nuestros principios de gobierno corporativo y proporciona coherencia y transparencia a nuestros socios proveedores.
No es necesario que solicite la configuración como nuevo proveedor, sin embargo, podemos recibir una solicitud para completar una evaluación de riesgos de proveedores de Kantar, que cubra aspectos como la seguridad tecnológica, la protección de datos, las credenciales de diversidad de proveedores y otras áreas clave. Por favor, responda de manera oportuna para que podamos mantener sus credenciales actualizadas como un socio de suministro de Kantar asegurado.